#ZeroMailDay: Welche Alternativen gibt es zur E-Mail?

#ZeroMailDay: Welche Alternativen gibt es zur E-Mail?

#ZeroMailDay: Welche Alternativen gibt es zur E-Mail?

Nachdem wir intern durch die Auswertungen von Office 365, bzw. Exchange Online, gemerkt haben, dass wir relativ viele E-Mails schreiben und noch mehr E-Mails durch extern empfangen, haben wir nun den #ZeroMailDay eingeführt!

 

Was ist der #ZeroMailDay?

Wie der Name schon sagt, sollen an diesem besagten Tag bestenfalls null E-Mails versandt werden. Da man natürlich nicht komplett auf Kommunikation verzichten kann, sollen für bestimmte Dinge passendere Kanäle gefunden werden. Welche Alternativen das sein können, werden weiter unten aufgeführt.

Ein Tag rettet noch nicht die Welt und ändert die Gewohnheiten der Menschen. Daher starten wir mit einem monatlichen #ZeroMailDay an jedem letzten Mittwoch im Monat. Dieser Tag soll zumindest die Anregung geben vor dem Versand einer E-Mail darüber nachzudenken, ob diese gerade wirklich notwendig ist. Genau so wie mit dem papierlosen Büro, ist es auch mit den E-Mails aktuell nicht denkbar für immer auf Zero zu gelangen.

 

Wieso sollte man einen regelmäßigen #ZeroMailDay einführen?

Wer kennt es nicht, es gibt immer die speziellen Kollegen, die gerne lange E-Mail-Verteilerlisten anschreiben, weil wieder der Joghurt aus dem Kühlschrank gegessen wurde oder in der Küche die Tassen nicht in die Spülmaschine geräumt wurden. Auch die Helden, die auf eine E-Mail dann nur mit „OK“, „Verstanden“ oder „Danke“ antworten (bestenfalls auch „An alle“), sind nicht selten. Schnell ist auch eine E-Mail einfach mit „FYI“ weitergeleitet.

Wir haben uns beispielsweise mal die letzten 30 Tage unserer Exchange Aktivitäten angeschaut: knapp 5.000 E-Mails wurden versandt und knapp 45.000 haben wir empfangen. Diese Zahlen sind auf den ersten Blick erschreckend, jedoch liegen sie schon mal deutlich unter dem Durchschnitt (s. Grafik aus 2015). Gemäß dieser Studie versendet ein Büromitarbeiter durchschnittlich 600 E-Mails pro Monat.

Infografik

Um unsere Kommunikation im Unternehmen noch weiter zu optimieren, führten wir daher den regelmäßigen #ZeroMailDay ein.

Im Rahmen der E-Mail-Kommunikation kommt es natürlich auch immer darauf an, welchen Sinn diese Nachricht gerade hat.

  • Handelt es sich um eine reine Information oder eine Aufgabe?
  • Erwartet der Versender eine direkte Antwort?
  • Reicht nicht einfach ein kurzer Anruf?
  • Sollte diese Information langfristig von anderen Personen nachvollziehbar sein?
  • Gibt es effizientere Kommunikationskanäle?

Diese und andere Fragen sollte man sich vor dem Versand kurz stellen.

 

Was sind Alternativen zur E-Mail und wann kann man diese verwenden?

Es gibt mittlerweile massig Tools, die im Büroalltag verwendet werden können. Produktivitäts-, Messaging-, Aufgabenverwaltungs- oder Kollaborationstools gehören beispielsweise dazu. Im folgenden daher mal eine Auswahl an Situationen, in denen noch viele E-Mail versandt werden und wie man diese vermeiden könnte:

 

Kurze Nachrichten á la „Danke dir!“ oder „Passt dir Donnerstag für den Termin?“

Diese Art von Kommunikation ist kurzweilig, meinst informell und erfordert selten eine Antwort. Falls doch, sollte diese bestenfalls schnell zurück kommen.

Was stattdessen verwenden: Messagingtools, wie bspw. Skype for Business, Slack oder Google Hangout, sind für den kurzen, direkten Informationsaustausch bestens geeignet. Auch mit Hilfe von Gruppenchats kann man den ein oder anderen großen E-Mail-Verteiler vermeiden. Mal eben den Bildschirm teilen, statt Screenshots und Erklärungen zu versenden.

 

Umfragen, Neuigkeiten, Bekanntmachungen, … á la:“Ab morgen gilt …“

Das Social Enterprise Tool Yammer gilt als Pioneer unter den Enterprise-Lösungen. Ob nun Kuchen in der Küche zum Verzehr bereit steht oder die Kollegen/innen die Eindrücke vom letzten Lasertag-Abend teilen möchten: Interne Netzwerke stärken den Teamgeist, fördern die soziale Interaktion und entlasten den Posteingang. Die Kommentarfunktion macht das Versenden von E-Mails überflüssig und handelt absolut im Sinne des #ZeroMailDay. Neben Yammer stellen Chatter oder Socialcast geeignete Alternativen dar.

 

Und wer übernimmt die Verantwortung?

Wer kennt das Traumszenario nicht? Jemand bittet um Hilfe bei der Aufgabenbewältigung und jeder schreit: „Hier, ich helfe dir gerne und ich habe viel Zeit dafür!“. Naja so, oder so ähnlich … Um dennoch die Aufgaben fair zu verteilen und zu gewährleisten, dass alles fristgerecht abgearbeitet wird, empfiehlt sich die Zusammenarbeit über Projektmanagement-Tools. Diese haben den Vorteil, dass alle Berechtigte der Organisation auf Informationen, Aufgaben und derzeitige Projektfortschritte jederzeit zugreifen können. Das macht das ständige Hin-und-Her-Senden von E-Mails unnötig. Geeignete Enterprise-Tools stellen MS Teams, MS Project, MS Planner, MS VSTS, Asana oder Clarizen dar.

 

Die Quintessenz

Moderne Unternehmen haben die Vorteile vom Einsatz intelligenter Enterprise-Tools erkannt: Effektivere Kommunikation und das Stärken des Teamspirits sind wesentliche Erfolgsfaktoren der Unternehmensführung. Das Verschicken von tausenden E-Mails behindert die Produktivität und löst Missverständnisse aus. Um Zeit und Energie zu sparen, lohnt sich die Investition in Software und Tools, die den Arbeitsfluss nachhaltig fördern. Nur wer den Überblick behält und jederzeit auf Informationen Zugriff erhält, kann sein volles Potential entfalten und enorm Zeit sparen. Deswegen lohnt sich das regelmäßige, kritische Hinterfragen vor dem Versand der nächsten E-Mail.

Welches Tools für welche Angelegenheit am besten zu Ihnen und Ihrem individuellen Bedarf passt, können Sie gerne mit unseren IT-Experten besprechen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme und wünschen fröhliches Arbeiten!

 

Was tun Sie?

Was tun Sie persönlich oder Ihr Unternehmen gegen einen Posteingang, der sich schneller füllt als leert? Wir freuen uns auf Anregungen, Beispiele und Meinungen!

 

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