Mehr Effektivität durch digitalisierte Bürotätigkeiten

Mehr Effektivität durch digitalisierte Bürotätigkeiten

Mehr Effektivität durch digitalisierte Bürotätigkeiten

Es verwundert nicht, dass administrative Bürotätigkeiten durch Technologien weitaus effektiver gestaltet werden können. Viele Unternehmer*innen haben genau das schon erkannt und treiben deswegen digitalisierte Prozesse voran. Doch welche Innovationen sind wirklich relevant, wenn man seinen Arbeitsalltag vereinfachen möchte?

Die Studie

Im Vorjahr hat Adobe Systems in Kooperation mit Statista eine Studie zum Thema „Digital Workplace – wie Technologie unseren Arbeitsplatz verändert“ durchgeführt und kam zu spannenden Erkenntnissen. Die 55% befragten Frauen und 45% befragten Männer sind in unterschiedlichsten Branchen wie bspw. in der IT, im Finanzsektor, in der Verwaltung, im Transportwesen, im Automobilsektor oder der Unterhaltungselektronik beschäftigt.[1] Die 1.008 Befragten begrüßen den Einsatz von Technologien, da diese nachweislich ihre administrativen Aufgaben vereinfachen.

Administrativen Tätigkeiten umfassen gemäß der Studie u. A. Rechnungen stellen, Bestellungen aufgeben, Vertragsabwicklung, das Ausfüllen von Formularen, Kosten einreichen, Archivierung, Dokumente suchen, drucken, versenden und nachverfolgen, Freigaben einholen und Neukunden anlegen. Insgesamt verbringt ein*e Mitarbeiter*in durchschnittlich 25 Stunden mit administrativen Bürotätigkeiten. Die genannten Aufgaben gilt es innovativer zu gestalten, da diese den Großteil der Arbeitswoche beanspruchen.

Die Erkenntnisse

Auffällig ist, dass viele Befragten den Wunsch nach Prozessoptimierung geäußert haben. Am häufigsten wurden die digitalisierte Dokumentenablage sowie die mobile Datenverwaltung von unterwegs genannt.

 

Mobile

Entspannt von unterwegs die Mails checken und an Meetings teilnehmen

Die Studie fand zudem heraus, dass sich Dank digitalisierter Prozesse die Work-Life-Balance von 40% der Teilnehmer*innen verbessert hat. Dies liegt darin begründet, dass durch den technologischen Fortschritt unnötige Überstunden vermieden werden, da Prozessverzögerungen und Planverschiebungen seltener auftreten.

Des Weiteren verbessert sich die Customer Experience durch Digitalisierung, da bspw. komplexe Kreditanfragen mit Hilfe von elektronischen Signaturen auf wenige Tage verkürzt werden. Die händische Unterschrift ist dann überflüssig und Kunden sind zufriedener durch die schnelle Bearbeitung. Auch Mitarbeiter*innen sind glücklicher, da sie ihre erforderten Aufgaben so intelligenter lösen können.

Ein weiterer Aspekt ist und bleibt die persönliche Kommunikation. Chats und E-Mail-Konversationen stehen zwar an der Tagesordnung, aber zwischenmenschliche Konversationen bleiben wichtig.

Die Realisierung in Ihrem Unternehmen

Eine sinnvolle Umstrukturierung der Prozesse beginnt immer mit einer individuellen Ist-Bestandsaufnahme innerhalb des Unternehmens. Die administrativen Aufgaben, die den größten Zeitaufwand in Ihrem Unternehmen verursachen, können geeignete Anknüpfungspunkte darstellen. Zudem lohnt es sich, alle Beteiligte zu den Abläufen zu befragen und Feedback zur Prozessverbesserung einzuholen.

Innovationen und Verbesserungen sind aber nur sinnvoll, wenn sie Arbeitsabläufe verkürzen und gleichzeitig die Qualität nicht negativ beeinflussen. Bspw. könnte eine digitale Arbeitszeiterfassung die Zettelwirtschaft vollständig ersetzen. Dabei würde nicht nur die Prozessqualität steigen, sondern auch die Zeit zur Eintragung fällt geringer aus.

Geeignete Verbesserungsvorschläge können auf unterschiedlichen Plattformen gesammelt werden. Eine passende Unternehmenslösung stellt bspw. Microsoft Teams dar, die es erlaubt Vorschläge zu diskutieren und abzuspeichern. Sobald der zuvor definierte Zeitraum abgelaufen ist, muss der*die Verantwortliche die Ideen auswerten und alle Maßnahmen zur Realisierung in die Wege leiten. Wichtig ist, dass man alle in die Prozessverbesserungen involviert und dass diese eigene Aufgaben erledigen dürfen. Dadurch werden nicht nur die Prozesse, sondern auch das Gemeinschaftsgefühl gestärkt.

Das Fazit

Schlussendlich ist die Frage nach einer sinnvollen Technologie ein individuelles Belangen. Jedes Unternehmen weist seine eigenen administrativen Tätigkeiten auf und man muss sich im Klaren sein, welche Aufgaben wahre Zeitfallen sind, die es zu verbessern gilt. Ein erfahrener Berater*in von busitec kann Ihnen zur Seite stehen, falls auch Sie Ihren Arbeitsalltag intelligent optimieren möchten. Wir freuen uns über Ihre Anfrage unter https://www.busitec.de/get-in-touch/

 

[1] http://www.adobe-newsroom.de/wp-content/uploads/2018/10/Adobe_Digital-Workplace_Studie.pdf

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.