SharePoint Page Approvals: So behalten Sie die Kontrolle

SharePoint Page Approvals: So behalten Sie die Kontrolle

SharePoint Page Approvals: So behalten Sie die Kontrolle

Microsoft hat eine neue Funktion für SharePoint-Nutzer veröffentlicht. Mit Hilfe des neuen Microsoft Flows können Page Approvals für Websitebesitzer eingerichtet werden. Dadurch wird ermöglicht, dass bearbeitete und neue Websites nicht automatisch veröffentlicht werden, sondern erst einen Genehmigungsprozess durchlaufen müssen, bevor die Änderungen für alle Leser sichtbar sind. Der Autor muss also erst die Genehmigung des Verantwortlichen anfragen und die Antwort abwarten. Bei Ablehnung werden die Änderungen in einen Entwurfsmodus eingefroren und nicht veröffentlicht.

 

Page Approval 1

Einrichtung des Page Approval Flows

Ablauf

Sobald die neue Funktion konfiguriert ist, können Autoren ihre Änderungen speichern und durch einen „Submit for approval“ – Button an einen oder mehrere verantwortliche Personen losschicken. Eine Mail informiert über den Erhalt einer neuen Anfrage. Die Änderungen kann man direkt in der Mail oder bequem in SharePoint genehmigen.

 

Page Approval 2

Anfrage versenden

 

Page Approval 3

Aufforderung zur Genehmigung

Da die Page Approval eng an Windows Flow gekoppelt ist, kann man die Genehmigungsprozesse jederzeit einsehen sowie Berechtigungen vergeben oder ändern. Außerdem kann man Fortschritte einsehen und Erinnerungen zur Einhaltung der Frist verschicken.

 

Page Approval 4

Beispiel

Angenommen, ein Geschäftsführer möchte Aktualisierungen von Websiteinhalten durch seine Mitarbeiter vor interner Veröffentlichung einsehen und überprüfen. Dies kann man einfach mit SharePoint Approvals erreichen, falls zuvor das Feature aktiviert wurde. Mit Hilfe des anschließenden Genehmigungsprozesses kann man Fehler vermeiden und Zeit sparen. Ganz nach dem Prinzip: „Vier Augen sehen mehr als zwei“.

Bildquelle: https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint/Announcing-SharePoint-page-approvals/m-p/215466 

Flow erreichbar unter: https://flow.microsoft.com/de-de/galleries/public/templates/cea8b0b9fd1b4289b192d2f537d06273/submit-sharepoint-page-for-approval/

Weitere Informationen finden Sie unter https://www.busitec.de/portfolio-item/sharepoint/

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