Geschäftsprozesse 2.0: Weniger Aufwand und mehr Transparenz durch Digitalisierung

Geschäftsprozesse 2.0: Weniger Aufwand und mehr Transparenz durch Digitalisierung

Geschäftsprozesse 2.0: Weniger Aufwand und mehr Transparenz durch Digitalisierung

Das enorme Effizienzpotential mittelständischer Unternehmen lässt sich ganz einfach steigern: mit konfigurierbaren Workflow-Lösungen

Wenn es um die Erstellung und den Umgang mit Dokumenten oder um das allgemeine Informationsmanagement geht, greifen gerade mittelständische Unternehmen auf Organisationsweisen mit vielen manuellen Arbeitsanteilen zurück. Ein erheblicher Aufwand fließt dabei in die Pflege von Excel-Tabellen oder die Verwaltung von E-Mails. In den letzten 15 Jahren hat sich im IT- Bereich eine große Entwicklung gezeigt, durch die gerade solche Verwaltungsaufgaben mit modernen Workflow-Lösungen erleichtert werden können. Ganz gleich, um welche Branche es geht: sich wiederholende Abläufe und Arbeitstechniken in den Büros lassen sich mit der Einführung von intelligenten Workflows erheblich verschlanken und optimieren. Für die Mitarbeiter bedeutet das eine deutliche Entlastung, für das Unternehmen bedeutet es vor allem Wettbewerbsvorteile durch optimal koordinierte Prozesse.

 

Guter Workflow für alle: Standardisierungen machen es leichter

Jedes Unternehmen ist anders und in jeder Branche gibt es spezifische Anforderungen. Es gibt jedoch eine Vielzahl von Prozessen, die in der einen oder anderen Form und Ausprägung in jedem Unternehmen anfallen. Die Bearbeitung von Spesenabrechnungen gehört etwa dazu, die Genehmigung von Urlaubsanträgen, die Bewertung von Angeboten oder Gerätekäufen, die Versorgung neuer Mitarbeiter oder auch die Erstellung von Angeboten, um nur einige Beispiele zu nennen. Auch wenn diese Prozesse zum Beispiel in Produktionsunternehmen nicht zur direkten Wertschöpfung gehören, haben die Effizienz und Transparenz dieser Abläufe einen erheblichen Einfluss auf Kosten, Servicequalität und Produktivität.

Auf den ersten Blick ist diese Prozesswelt meist in Ordnung: Jeder weiß, was er zu tun hat, benötigte Informationen ziehen sich die Mitarbeiter aus Excel-Listen oder E-Mails. Mit dem zweiten Blick bzw. einem Blick aus externer Perspektive, der das Bekannte hinterfragt, ändert sich das Bild entscheidend. Viel Zeit verbringen Mitarbeiter zum Beispiel mit wiederkehrenden Tätigkeiten: Copy & Paste, manuelles Heraussuchen von Informationen, Schreiben von Remindern, selbst bei der Erstellung von Angeboten beginnt die Arbeit immer wieder von vorne. Unternehmensdaten, Kundendaten, Informationsdetails und Wissen stecken häufig in Listen und Dateien, die nicht zentral gepflegt und verwaltet werden. Das kostet Zeit.

Wie fehleranfällig und ineffizient diese Verfahrensweisen sind, fällt in vielen Unternehmen nicht unbedingt auf – oder erst dann, wenn außerhalb der Routine nach einer bestimmten Information gefragt wird oder wenn Mitarbeiter ausfallen, die spezielles Prozesswissen haben.

 

Mit intelligenten ECM-Lösungen nach vorne

IT-gestützte Workflows sind keine Erfindung dieses Jahrzehnts. Bislang sind voll- oder halbautomatisch ablaufende Workflows jedoch eher bekannt als Elemente von Spezialsoftware mit Ausrichtung auf die Abläufe in jeweils einer bestimmten Branche. Heute ist es mit Hilfe von Plattformen wie der SharePoint-Technologie von Microsoft, die mit visueller Unterstützung arbeiten, möglich, im Prinzip jedes Automatisierungspotential durch gezielten Einsatz von IT auszuschöpfen.

Die Entwicklung individueller Workflows werden die Unternehmen in aller Regel nicht selbst übernehmen, sondern bei einem geeigneten IT-Dienstleister anfragen. Zu den etablierten Anbietern auf dem Markt gehört busitec aus Münster. Mit flexiblen ECM- und DMS-Lösungen sowie Beratung zum individuellen Optimierungspotential bietet das erfahrene Unternehmen genau das, was der Mittelstand für einen guten Workflow braucht. Geschäftsführer Henning Eiben fasst die zu erwartenden Vorteile so zusammen: „Aus zahlreichen Projekten für Kunden aus unterschiedlichsten Branchen bringen wir die Erfahrung mit, dass sich der Invest in die Entwicklung individueller Workflows stets sehr schnell auszahlt. Denn am Ende des Tages können die Mitarbeiter in derselben Zeit mehr erledigen und sich dabei auf Aufgaben konzentrieren, die zur eigentlichen Wertschöpfung des Unternehmens beitragen. Komplexe Prozesse werden durch Workflows vereinfacht und beschleunigt. Hinzu kommt, dass die Qualität der Bearbeitung steigt, denn die Workflows eliminieren typische Probleme. Die Prozesslandschaft wird darüber hinaus insgesamt transparenter – zum Beispiel dadurch, dass Informationen konsequent zentral genutzt und verwaltet werden.“

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