5 Prozesse, die Sie in der Personalabteilung automatisieren sollten

5 Prozesse, die Sie in der Personalabteilung automatisieren sollten

5 Prozesse, die Sie in der Personalabteilung automatisieren sollten

Personalleiter*innen stehen vor der Herausforderung, dass sie jegliche HR-Prozesse zu verantworten und zu koordinieren haben. Meistens werden dabei von Mitarbeiter*innen und Bewerber*innen repetitive Fragen gestellt. Zudem verhindern die endlosen Papierberge effizientes Arbeiten.
Falls Ihnen dieses Szenario bekannt vorkommt, lohnt es sich die nachfolgenden Prozess-Baustellen zu identifizieren und nachhaltig mit digitalen Lösungen zu verbessern. Nur so kann die Personalabteilung intelligent mit jeglichen Abteilungen optimal zusammenarbeiten. Und das kommt nicht nur dem Arbeitsklima zugute.

 

Baustelle 1: Langsamer Einstellungsprozess

Ausgangssituation: Verzögerungen und langsame Prozessschritte im Einstellungsprozess bringen Sie um Ihre Traumkandidaten und verunsichern zusätzlich Ihre Bewerber*innen. Es gilt Anzeigen zu schalten, Termine zu koordinieren, Interviews vorzubereiten und Protokolle zu führen. Dabei können sich Fehler viel zu einfach einschleichen.
Digitale Lösung: Mit einem Workflow zum automatisierten Ablauf, vom Erstkontakt bis zur Einstellung ­- alles mit einem Klick. Definieren Sie wiederkehrende Aufgaben und erstellen Sie Workflows, die bspw. automatisiert intern Bewertungsbögen an die Teilnehmer eines Vorstellungsgesprächs versendet werden. Treffen Sie so schneller Entscheidungen und sorgen Sie für zufriedene Bewerber*innen.

 

Einstellungsprozess

 

Baustelle 2: Einarbeitung von neuen Mitarbeitern

Ausgangssituation: Neue Mitarbeiter*innen brauchen viel Zeit um sich einzuarbeiten. Außerdem sind einige Formulare und Freigaben zur Freischaltung von Geräten und Zugängen auszufüllen.
Digitale Lösung: Mit einem Workflow, der eine bereichsübergreifende Event­-Abfolge in Gang setzt, betroffenen Erinnerungen schickt und alle nötigen Verfahren ins Rollen bringt.

 

Einarbeitung MA

 

Baustelle 3: Schulungsmaßnahmen verwalten

Ausgangssituation: Richtlinien und Vorgehensweisen ändern sich regelmäßig. Damit steigt der Bedarf an Schulungsmaßnahmen. Um mitzuhalten bedarf es einer wohlinformierten Kollegenschaft, die stets am Ball bleibt und alle erforderten Trainings fristgerecht absolviert.
Digitale Lösung: Mit einem Workflow, der Schulungsmodule teilt und deren Abrufe bereichsübergreifend verfolgt, ist per Klick wieder Zeit für Wesentliches.

 

Schulungen

Baustelle 4: Urlaubsanträge verbuchen

Ausgangssituation: Urlaubsanträge verursachen zähen Verwaltungsaufwand, Vorschriftsverdrehungen und verschlechtern die Produktivität aufgrund ungenehmigter Abwesenheiten.
Digitale Lösung: Mit einem Workflow, der Urlaubsanträge automatisch bearbeiten, genehmigen, und ins Buchhaltungssystem einspeisen kann, werden Ineffizienzen verhindert.

 

Urlaubsantrag

 

Baustelle 5: Feedback-Gespräche organisieren


Ausgangssituation: Mitarbeitergespräche sind für viele eine unangenehme Situation. Manchmal werden sie von manchen Teilen der Belegschaft als zeitraubend empfunden. Dabei zählen Feedback teilen und erhalten zu den größten Wachstumsmotoren innerhalb eines Unternehmens. Werden hier nun Termine vergessen oder zieht sich der Prozess unnötig lange, schlägt sich das auf die Zufriedenheit der Mitarbeiter nieder.
Digitale Lösung: Mit einem Workflow, der in einem Klick Erinnerungen setzt, Feedback speichert und Gehälter anpasst, lösen sich Prozessschwierigkeiten in Luft auf und der persönlichen Entwicklung steht nichts mehr im Wege.

 

Feedbackgespräche

 

Zusätzlich können noch weitere Prozesse abteilungsunabhängig optimiert werden. Beispielsweise können alle Papiere und Dokumente in digitalen Akten gespeichert und verwaltet werden. Es ist zudem möglich, Vergaben von Softwarelizenzen, IT­-Benachrichtigungen zwecks Büroplatz­-Einrichtung sowie Genehmigungsverfahren vollständig zu digitalisieren. Dabei wird das Einhalten von Datenschutzrichtlinien durch Zugriffsverwaltung und ­-kontrolle jederzeit gewährt.

Falls Sie Ihre eigenen HR-Baustellen angehen möchten, steht Ihnen busitec gerne zur Seite, um für Sie eine optimale, digitale Lösung zu finden.

 

Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme!

Bilderquellen: Nintex

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