Workflow-Rennen: Runde 2 – Einsatzbereiche im Unternehmen

Workflow-Rennen: Runde 2 – Einsatzbereiche im Unternehmen

Workflow-Rennen: Runde 2 – Einsatzbereiche im Unternehmen

Nachdem wir ja uns in der ersten Runde ja für unseren Workflow-Lauf in Stellung gebracht haben und nun ein Bild davon haben, was ein Workflow ist und warum ich Workflows verwende – sollten wir uns einmal überlegen wann und wo setze ich denn Workflows so ein. Einsatzbereiche können je Unternehmen stark variieren, jedoch gibt es etliche Gemeinsamkeiten.

Immer, wenn ich in einem Arbeitsprozess die gleichen Arbeitsschritte wiederhole bietet es sich an diese Schritte in Form eines Workflows zu automatisierten.

Einsatzbereiche der Workflows

Es gibt bestimmte Abläufe, die sich in vielen Unternehmen wiederfinden. Die Abläufe sind im Detail immer etwas unterschiedlich, aber grundsätzlich existieren die Prozesse jedoch. Beispiele dafür sind:

  • Urlaubsantrag. Von einem Mitarbeiter wird für einen Zeitraum Urlaub beantragt. Dazu muss zunächst geprüft werden ob der Mitarbeiter über genügend Urlaubsanspruch verfügt. Anschließend muss der Vorgesetzte dem Urlaub zustimmen und die Verwaltung muss den neuen Restanspruch bestimmen. Zudem muss ggf. die Abwesenheit festgehalten werden.
  • Einstellung eines neuen Mitarbeiters. Ein neuer Mitarbeiter muss in der IT “angelegt” und berechtigt werden, zudem muss der Mitarbeiter in der Personalbuchhaltung erfasst werden und der erste Arbeitstag “organisiert” werden.
  • Veröffentlichung von Arbeitsanweisungen. Arbeitsanweisungen werden (z.B.) vom Qualitätsmanagement erstellt/überarbeitet und anschließend veröffentlicht. Dabei existieren veröffentlichte und in Bearbeitung befindliche Dokumente parallel. Zudem können veröffentlichte Dokumente nur lesend zugegriffen werden. Ist die Bearbeitung eines Dokuments abgeschlossen wird dieses über einen Review-Prozess zunächst geprüft und anschließend freigegeben und veröffentlicht. Danach werden alle von der Arbeitsanweisung betroffenen Mitarbeiter über das neue Dokument informiert.
  • Freigeben von (Eingangs-)Rechnungen. Wenn Rechnungen im Unternehmen ankommen müssen die sowohl sachlich als auch fachlich geprüft werden und erst nachdem diese beiden Prüfungen erfolgt sind, kann die Rechnung in der Buchhaltung verarbeitet und bezahlt werden.

Ein erster Workflow entsteht

Ich möchte hier einmal auf die Einstellung eines neuen Mitarbeiters eingehen. Typische Aufgaben, wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird sind:

  • Mitarbeiterstamm in der Personalbuchhaltung anlegen
  • Hardware für den Mitarbeiter besorgen (bereitstellen/bestellen)
  • Benutzerkennung für den Mitarbeiter einrichten
  • E-Mail-Adresse und Postfach einrichten
  • Termin für den ersten Arbeitstag im Kalender des Vorgesetzten eintragen/blockieren
  • Zugangskarte für den neuen Mitarbeiter erstellen

Ein klassischer Unternehmensablauf würde also so aussehen, dass zunächst die Personalabteilung über die Neueinstellung Bescheid weiß und ihre Arbeitsschritte erledigt. Anschließend werden die weiteren “Akteure” der Reihe nach benachrichtigt.

 

Workflow manuell

 

Idealerweise passiert das schon per E-Mail, indem die Personalabteilung eine Mail sowohl an die IT als auch an den Vorgesetzten sendet. Das wäre dann schon der erste “Workflow” – die einzelnen Akteure werden per Mail gleichzeitig benachrichtigt und die Aufgaben können parallel abgearbeitet werden.

 

Workflow automatisiert

 

 

Hier haben wir also schon die erste Verbesserung unseres Einstellungsprozesses. Weitere Optimierung würden sich ergeben, wenn man nun diese Mails nicht immer von Hand schreiben muss, sondern, wenn man strukturiert alle notwendigen Daten erfassen kann und dann werden jedem Akteur die jeweils benötigten Informationen zur Verfügung gestellt. Für die Erfassung würde sich also ein Formular anbieten, dass es der Personalabteilung leicht macht alle notwendigen Daten zu erfassen.

Workflow_Form.png

 

Insbesondere der Vorgesetzte muss ja nicht immer direkt namentlich bekannt sein. Wenn wir aber eine Liste von allen Abteilungen mit den jeweiligen Verantwortlichen hätten, dann würde für unser Formular lediglich die Abteilung benötigt werden, in der der Mitarbeiter eingestellt werden soll. Das Herausfinden des konkreten Vorgesetzten wird dann dem Workflow überlassen.

Für die technische Lösung wäre es hilfreich, wenn jedem Akteur eine “Aufgabe” zugewiesen werden würde. Diese könnte dann nach Abschluss als “erledigt” markiert werden. Somit würde man jederzeit auch einsehen können, welche Aufgaben schon erledigt sind und welche nicht – anstatt, dass man allen Beteiligten eine Mail schreibt um sich nach dem aktuellen Bearbeitungsstatus zu erkundigen.

 

Zur Beitragsserie

Im Rahmen einer Blog-Beitragsserie und einem abschließenden Webinar dreht sich alles um das Thema Workflows:

Das Webinar mit der Live-Demo eines Workflows wird an drei Terminen stattfinden:

  1. 30.03. von 10.00 – 11.00 Uhr
  2. 31.03. von 14.30 – 15.30 Uhr
  3. 05.04. von 15.00 – 16.00 Uhr

2 thoughts on “Workflow-Rennen: Runde 2 – Einsatzbereiche im Unternehmen

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