Workflow-Rennen: Runde 1 – Grundlagen

Workflow-Rennen: Runde 1 – Grundlagen

Workflow-Rennen: Runde 1 – Grundlagen

In unserer Beitragsserie „Workflow-Rennen: Prozessoptimierung in 5 Runden“ zeigen wir, wie man erfolgreich Workflows im Unternehmen einführen kann. Von den Grundlagen über praktische Anwendungsbeispiele bis hin zur Live-Demo in einem Abschluss-Webinar. Beginnen wir mit den Grundlagen:

Was ist überhaupt ein “Workflow”?

Laut Gabler ist ein Workflow die Beschreibung eines arbeitsteiligen, meist wiederkehrenden Geschäftsprozesses. Im Kontext der IT ist ein Workflow die technische Abbildung eines Arbeitsablaufs, in dem z.B. durch ein Computerprogramm gewisse Arbeitsschritte automatisiert abgearbeitet werden. Aktivitäten, die immer die gleichen Bearbeitungsschritte aufweisen eigenen sich besonders gut in Form eines Workflows abgebildet zu werden. Dabei zeigen sich die Vorteile der Automatisierung sowohl bei Aktivitäten die nur selten vorkommen als auch bei Aktivitäten die sehr häufig ausgeführt werden.

Automatisierung bei seltenen Aufgaben

Im ersten Fall ist der Vorteil der Automatisierung, dass immer die richtigen Arbeitsschritte ausgeführt werden. Werden Aktivitäten nur selten ausgeführt ist der Ablauf nicht immer 100% bekannt oder Änderungen im Ablauf werden vergessen oder die Abarbeitung von einzelnen Schritten ist nicht mehr bekannt und muss ggf. erst nachgesehen werden.

Automatisierung bei häufigen Aufgaben

Bei häufigen Aktivitäten besteht die Gefahr, dass aufgrund der Masse sich Flüchtigkeitsfehler einschleichen und dass man womöglich den ganzen Arbeitstag nur damit verbringt Daten von “links nach rechts” zu schaufeln.

In beiden Fällen wird durch die Automatisierung eine stetige Abarbeitung sichergestellt. Ein Workflow wird einmal definiert und dann immer wieder auf die gleiche Art und Weise abgearbeitet, dabei spielt es keine Rolle ob dieser Workflow mehrmals täglich, monatlich oder nur einmal im Jahr ausgeführt wird.

Bevor man sich daran machen kann einen Workflow zu entwickeln ist es wichtig, dass man sich über den Ablauf im klaren ist. Am Anfang steht also der Ablauf – der Prozess. Anhand des Prozesses muss nun entschieden werden was sich davon in Form eines Workflows automatisieren lässt und was gegebenenfalls nicht. Anschließend geht es also dann darum die einzelnen Schritte des Ablaufs in Form eines Workflows zu automatisieren.

Ökosysteme

Es stellt sich mit der Zeit heraus, dass der eigentliche Workflow immer nur ein Teil der Lösung darstellt. Die Herausforderung beginnt schon am Anfang des Ablaufs: wie beginnt eigentlich mein Prozess? Häufig stehen am Anfang eines Prozesses (insbesondere in Unternehmen) konkrete Anforderungen: “Ich will Urlaub beantragen” oder “ich brauche ein neues Arbeitsgerät”. Zu diesen Anforderungen gibt es weitere Informationen, ohne die die weitere Abarbeitung nicht möglich ist: “wann soll der Urlaub starten und wie lange soll er gehen?” oder “was für ein Arbeitsgerät wird benötigt und wofür/warum?”. Solche Informationen werden typischerweise in Form von Formularen eingefangen.

Bei Workflows ist das nicht anders. Auch hier steht oftmals am Anfang eines Workflows ein Formular, welches alle für die Bearbeitung des Workflows benötigten Daten vom Benutzer einfordert. Dazu haben heute alle Workflowsysteme auch ein Formularsystem angebunden. Damit können diese Daten eingesammelt werden und direkt dem Workflow zur weiteren Bearbeitung übergeben werden.

Außerdem sind sogenannte Schnittstellen in Workflows unerlässlich. Denn die Abarbeitung der Aktivitäten findet ja in der Regel nicht nur innerhalb des Workflows statt. Häufig besteht eine wesentliche Aufgabe des Workflows, dass Daten z.B. zwischen verschiedenen Systemen ausgetauscht werden.

Bei einem Urlaubsantrag z.B. werden die vom Benutzer eingesammelten Informationen sowohl mit dem Personalsystem als auch mit der Zeiterfassung abgeglichen. Beide Systeme “interessieren” sich für bestimmte Informationen. Welche das konkret sind, ist im Workflow verankert. Für den Benutzer ist es nicht relevant, welches System genau welche Daten erhält. Er stellt alle benötigten Informationen gesammelt zu Beginn des Prozesses bereit. Der Austausch der Daten findet dann im Workflow statt.

Einfluss auf die mobile Arbeitswelt

Ein weiterer Aspekt ist gerade in den letzten Jahren immer wichtiger geworden: Mobile Bearbeitung. Durch die Verfügbarkeit von Smartphones und Tablets bin ich als Anwender immer weniger an einen festen Ort gebunden. Das spielgelt sich auch in der Bearbeitung von Workflows wider. Musste man früher z.B. Kundenbestellungen erst “manuell” festhalten, um diese Abends dann im Bestellsystem zu erfassen, kann man dieses nun direkt online erledigen, noch während man mit dem Kunden spricht. Dazu sind die Formulare der Workflows entweder von einem mobilen Gerät aus direkt erreichbar (und auch für die jeweiligen Geräte zur Bedienung optimiert) oder für das Gerät gibt es eine App, über die Daten für einen Workflow erfasst werden können. Der Vorteil ist, dass zum einen Daten nicht “doppelt” erfasst werden müssen (z.B. zuerst vom Kunden aufgenommen und dann später in das Bestellsystem übernommen) und zum anderen kann man auch direkt Feedback bekommen, z.B. wenn Artikel nicht mehr lieferbar sind. Und schließlich ist die Verarbeitung insgesamt beschleunigt und der Kunden kann seine Ware schneller erhalten.

 

Zur Beitragsserie

Im Rahmen einer Blog-Beitragsserie und einem abschließenden Webinar dreht sich alles um das Thema Workflows:

Das Webinar mit der Live-Demo eines Workflows wird an drei Terminen stattfinden:

  1. 30.03. von 10.00 – 11.00 Uhr
  2. 31.03. von 14.30 – 15.30 Uhr
  3. 05.04. von 15.00 – 16.00 Uhr

3 thoughts on “Workflow-Rennen: Runde 1 – Grundlagen

  1. Pingback: Workflow-Rennen: Prozessoptimierung in 5 Runden - Beitragsserie - busitec Blog

  2. Pingback: Workflow-Rennen: Runde 2 - Einsatzbereiche im Unternehmen - busitec Blog

  3. Pingback: 6 Workflow-Tools, die Sie kennen sollten

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.