Unified Communication and Collaboration: Ist das Social Intranet die Zukunft?

Unified Communication and Collaboration: Ist das Social Intranet die Zukunft?

Unified Communication and Collaboration: Ist das Social Intranet die Zukunft?

Mal eine ganz neue Hypothese von meiner Seite:
Das klassische Intranet wird wohl in den nächsten Jahren aussterben …

 

Das klassische Intranet wird in jedem Unternehmen anders definiert und umgesetzt. Eine Gemeinsamkeit besteht jedoch bei den meisten Lösungen; alle Informationen werden stets an einem Punkt zur Verfügung gestellt.
Innerhalb einer regelmäßigen Beitrags-Serie möchte ich auf die Entwicklungen eingehen, aufzeigen wie Microsoft bisher und in Zukunft auf den Wandel reagiert und inwiefern sich Unternehmen in der Handlungspflicht befinden.

Schauen wir uns hierzu mal die primären Funktionen eines Intranets an:
1. News und Informationen
2. Dokumente und Arbeitsbereiche
3. Links auf wichtige Anwendungen
4. Suchfunktion

Wie sich die unternehmensinterne Kommunikation aus Microsoft-Sicht verändert, kann man in diesem Video erahnen…


1. News:

Durch die Integration von Yammer bzw. dem Newsfeed in SharePoint 2013 wird deutlich, dass Microsoft auf die Entwicklung von sozialen Strukturen in Unternehmen abzielt. Jeder Mitarbeiter soll angehalten werden sich mit seinen Kollegen auszutauschen, mit Erfahrungen und Wissen gegenseitig zu unterstützen und in kleinen Gruppen selbst zu organisieren. Der Vorteil für das Unternehmen liegt auf der Hand: Weniger organisatorischer Aufwand, bessere Verfügbarkeit von Wissen & Informationen sowie Kommunikation über Grenzen von Abteilungen und Standorten.

Achtung: Dieser Ansatz ist natürlich kein Allheilmittel und es gilt in der Einführung wesentliche Aspekte zu beachten. Ein geeignetes soziales Umfeld im Unternehmen muss wachsen und die Mitarbeiter müssen mit der Freiheit lernen umzugehen. Das mag komisch klingen, aber schauen wir uns die Wissens- & Erfahrungsverteilung in einem Unternehmen an: Die langjährigen Mitarbeiter haben die meisten Erfahrungen im Unternehmen allerdings weniger Umgang mit den sozialen Medien. Bei den Berufsanfängern sieht es genau umgekehrt aus. Somit lautet das Ziel: Wertschätzung einer offenen, respektvollen und hilfsbereiten Unternehmenskultur!

=> Vereinfachen Sie den Informationsfluss zwischen den Mitarbeitern!

2. Dokumente:

Sie arbeiten in einem Team gemeinsam an Projekten? Sie möchten ausgewählten Mitarbeitern Dokumente für Ihre tägliche oder projektspezifische Arbeit bereitstellen? Sie wollen einfach alle Informationen zu einem Thema an einem Ort haben? => Im Intranet???

SharePoint 2013 bietet hierfür vorgefertigte Arbeitsräume, die man selbstständig verwalten, organisieren und den Kollegen freigeben kann. Man beschäftigt sich also nicht mehr mit der Technik und sucht alle relevanten Informationen selbst in langer Arbeit aus mehreren Systemen zusammen. Man ruft einfach die SharePoint-Projektseite auf und sieht welchen Fortschritt die Projekte haben. Natürlich kann man sich auch über aktuelle Änderungen informieren lassen.

Betrachten wir noch kurz die Sicht des Mitarbeiters: Er ist vielleicht in mehreren Projekten tätig oder wird nachträglich für ein Projekt in beratender Tätigkeit hinzugezogen. Unter den MySites in SharePoint 2013 kann er alle von Ihm markierten Arbeitsräume verwalten und aufrufen. Somit hat er einen personalisierten Bereich, der nur die für Ihn relevanten Informationen bereithält. Das verhindert ein Überangebot von Daten und erlaubt einen effizienten Arbeitsprozess des Mitarbeiters.

=> Organisieren Sie sich und Ihr Team in Arbeitsräumen!

3. Links:

Wer möchte eigentlich vorgegebene Hyperlinks? Manche sind ganz nützlich, aber wäre eine personalisierte Startseite nicht schöner? Die MySites von SharePoint 2013 greifen auch diesen Ansatz auf …

Neben dem eigenen Profil, können eigene Inhalte (Dokumente, Blogbeiträge, Links) verwaltet und mit Kollegen im Unternehmen geteilt werden. Die Informationsbeschaffung wandelt sich hierbei von einem Push zu einem Pull System. Das heißt, es werden dem Mitarbeiter nicht massig Linkpakete in die Startseite eingebaut, die er dann nur zu 10 % benötigt. Sondern der Mitarbeiter „folgt“ nur den Informationen, die er wirklich braucht, sowohl ganze Websitesammlungen als auch einzelnen Dokumenten.

=> Reduzieren Sie die Informationsflut in Ihrem Unternehmen durch die personalisierten MySites!

4. Suche

Braucht man wirklich ein Intranet zum Suchen?

Um diese Frage zu beantworten, sollten wir uns einmal die Bedeutung des Suchens im Unternehmen bewusst machen. Unter einem Suchvorgang versteht man gemeinläufig einen zielgerichteten, mit Merkmalen oder Attributen gekennzeichneten Vorgang zum Auffinden von relevanten Informationen und Dokumenten.

Nicht näher spezifiziert aber für ein Unternehmen wichtig ist darüber hinaus folgendes:

… welche Quellen sollen durchsucht werden (SharePoint, Filesystem, Outlook, Internetsuchmaschinen)

… wie erfolgt die Berechtigungskontrolle um sensible Daten zu schützen

… wie erfolgt die Darstellung und Verarbeitung der Suchergebnisse

… wie erfolgt das Ranking der Suchergebnisse

SharePoint 2013 erlaubt eine unternehmensweite Suche nach eigenen Vorstellungen aufzubauen. Anbindung einer Vielzahl von internen sowie externen Datenquellen, Aufbereitung der Ergebnisse z.B. in Form von Mitarbeiterprofilen, Produktkatalogen oder Dashboards. Weiterführende Angaben und Beispiele sind unter dem Begriff Search Driven Applikations zu finden.

=> Führen Sie eine unternehmensweite Suche ein!

Fazit:

Die Herausforderung von Unternehmen ist und bleibt das erfolgreiche und kollaborative Informationsmanagement. Nur mit aktuellen Zahlen und Fakten können alle Mitarbeiter im Unternehmen Entscheidungen treffen und Aufgaben effizient erledigen. Das soziale Unternehmen greift dabei Ansätze von diversen Netzwerken auf und erlaubt eine zeitgemäße Interaktion aller Mitarbeiter. Es bleibt also abzuwarten, ob das klassische Intranet diesen Anforderungen gerecht wird. Microsoft bietet mit SharePoint 2013 jedoch bereits jetzt eine Möglichkeit die Unternehmenskultur und die damit verbundene Arbeitsweise zu verändern.

Feuer frei für eure Meinungen …

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