Teil 1: Gotcha, SharePoint! Die magische 5.000

Teil 1: Gotcha, SharePoint! Die magische 5.000

Teil 1: Gotcha, SharePoint! Die magische 5.000

Beim Aufruf von Listen und Bibliotheken mit großen Mengen an Einträgen kann es zu folgender Meldung kommen:

Die magische 5000 - Fehlermeldung

„Diese Ansicht kann nicht angezeigt werden, weil sie den Schwellenwert der Listenansicht (5000 Elemente) überschreitet, der vom Administrator erzwungen wird.“ 

Einfach ausgedrückt besagt dies, dass die Elemente oder Dokumente in dieser Ansicht nicht mehr für die Benutzer einsehbar sind. Es kann weitere Standardansichten geben, die dennoch bei Überschreitung des Schwellenwertes Elemente anzeigen. Nur stehen dann Funktionen wie Sortierung oder Filterung direkt in der Ansicht nur eingeschränkt zur Verfügung. Dieser Schwellwert sorgt u.a. auch dafür, dass max. 5.000 Dokumente oder Ordner pro Bibliothek per Offline-Synchronisation zur Verfügung stehen. Einzige Ausnahme: die persönliche Bibliothek eines Users in Office365 „OneDrive for Business“ ermöglicht die Synchronisation von 20.000 Dokumenten und Ordnern. (Mehr dazu unter dem Link zur Synchronisierung von OneDrive for Business- oder SharePoint-Websitebibliotheken auf Ihren Computer (DE)).

Eine häufige Fehlerquelle ist, das bei Usern und Administratoren unterschiedliche Schwellenwerte voreingestellt sind. Während für User die Schwelle bei 5.000 Einträgen liegt, sehen Farmadministratoren diese Warnung erst beim Überschreiten von 20.000 Einträgen. So kann es leicht passieren, dass beim Testen mit Administratorrechten keine Probleme auftreten, die User später allerdings nur die Fehlermeldung erhalten.

Falls man als Farmadministrator bei kleineren SharePoint On-Premise Installationen zusätzlich noch Lösungen für die Anwender entwickelt, sollten Bibliotheken und Listen mit mehr als 5.000 Elementen bzw. Dokumenten mit einem separaten Testaccount ohne Farmadministratorberechtigungen geprüft werden. Für Farmadministratoren gilt nämlich ein Schwellenwert von 20.000 Elementen bzw. Dokumenten.

5 Möglichkeiten mit den magischen 5.000 umzugehen:

Die Einschränkungen und Limits von SharePoint sind durch Microsoft genau dokumentiert (Link in DE und EN). Zur Vermeidung von Performanceproblemen wurde der Schwellenwert für die Anzeige von Listen und Bibliotheken standardmäßig auf 5.000 Elemente begrenzt. Dies gilt für alle aktuellen SharePoint und SharePoint Online Versionen. Grundsätzlich kann ich in einer Liste oder Bibliothek aber deutlich mehr als 5.000 Elemente ablegen (nämlich 30.000.000), die Frage ist also, wie das (sinnvoll) möglich ist.

  1. Der Schwellenwert für Listenansichten kann in der Zentraladministration für die jeweilige Web Application unter dem Menü „Allgemeine Einstellungen“ im Menüpunkt „Ressourcensteuerung“ geändert werden. Dort kann im Feld „Schwellenwert für die Listenansicht“ der gewünschte Wert geändert werden.  
    Diese Änderung sollte aber mit Bedacht durchgeführt werden, da sie sich negativ auf die Leistungsfähigkeit der Web Application auswirkt. Es sollte vor Änderung dieses Wertes genau betrachtet werden, wie viel Dokumentenbibliotheken vorhanden sind, mit wie viel erwarteten Dateien je Bibliothek zu rechnen ist, wie viel User zur gleichen Zeit auf die Ansichten der Listen und Bibliotheken der betroffenen Web Application zugreifen und wie gut Leistungsfähig die Hardware für den Datenbankserver ist.
    Zu beachten ist hier, dass diese Einstellung nur bei SharePoint On-Premise vorgenommen werden kann. SharePoint Online stellt diese Konfiguration nicht zur Verfügung.
  2. Es ist auch möglich durch einen Administrator ein tägliches Zeitfenster einzurichten, in welchem auf die entsprechende Ansicht zugegriffen werden kann. Diese Lösung kann in Szenarien gut funktionieren, wenn nur eine begrenzte Anzahl an Benutzern auf eine bestimmte Ansicht zu einem bestimmten Zeitpunkt am Tag zugreifen müssen.
    Wie Punkt 1 kann dieses Zeitfenster auch nur bei SharePoint On-Premise eingestellt werden. Diese Option steht ebenfalls nicht für SharePoint Online zur Verfügung
  3. Das Erstellen benutzerdefinierten Ansichten auf Basis von indizierten SharePoint Spalten ermöglicht in der Regel die gewünschte Darstellung von Elementen bzw. Dokumenten in einer Liste bzw. Bibliothek mit mehr als 5.000 Elementen. Es können bis zu 20 Spalten indiziert werden, die auch kombiniert werden können. Diese Spalten können dann in der Filtereigenschaft der Ansicht verwendet werden.  
    Es ist ebenfalls zu beachten, dass Spalten, welche in diesen speziellen Ansichten zur Sortierung genutzt werden ebenfalls indiziert werden müssen, auch wenn diese nicht im Filter genutzt werden. Und das Hinzufügen einer neuen indizierten Spalte erfolgt nur solange der Listenansichtsschwellenwert noch nicht überschritten wurde. Wir konnten in der Praxis mit Hilfe des Papierkorbs diese Hürde umgehen, indem so viele Elemente gelöscht wurden, bis der Schwellenwert unterschritten wurde. Nach Setzen des Index wurden die gelöschten Elemente wiederhergestellt. Mehr zum Thema Indizierung von SharePoint Listenspalten gibt es unter dem Link zum Verwalten von Listen und Bibliotheken mit vielen Elementen (DE).
  4. Bei Dokumenten empfiehlt es sich Ordner zu nutzen, da für die Ansicht auf die Unterelemente in einem Ordner ebenfalls dieser Schwellenwert gilt. D.h. für jeden Order in einer Bibliothek gilt der 5.000 Schwellenwert. Ein Kombination aus Ordnern und indizierten Spalten stellt dann die optimale Lösung zur Darstellung von Bibliotheken mit sehr viel Dokumenten dar.  
    Mehr zum Thema Organisieren von Elementen in Ordnern gibt es ebenfalls unter dem Link zum Verwalten von Listen und Bibliotheken mit vielen Elementen (DE)
  5. Die Aktivierung der Metadatennavigation ermöglicht durch ihre Funktionen auch die Ansicht auf die Elemente innerhalb der Bibliothek ohne eigene Ansichten zu definieren. Dabei muss berücksichtigt werden, dass die Metadatennavigation nicht für SharePoint Foundation zur Verfügung steht. 
    Mehr Informationen unter dem Link zum Einrichten der Metadatennavigation für eine Liste oder Bibliothek (DE)

Bei der Anwendung der genannten Möglichkeiten zur Lösung des am Anfang gezeigten Fehlers sollten Aspekte wie Häufigkeit des Zugriffs auf die Listenansicht, Hardware Ressourcen, Rolle der zugreifenden Nutzer und auch die SharePoint Version (Lizenz und On-Premise vs. Office 365) berücksichtigt werden.

Die Erfahrung zeigt, dass man mit Möglichkeit 3 – den indizierten Spalten und den daraufhin angepassten Filtereinstellungen in den Ansichten bisher gut zurecht gekommen ist.

5 thoughts on “Teil 1: Gotcha, SharePoint! Die magische 5.000

  1. Pingback: Teil 2: Gotcha, SharePoint! Nur 8 Nachschlagespalten in Listenansichten | busitec Blog

  2. Pingback: Teil 6: Gotcha, SharePoint! Die knifflige Explorer Ansicht | busitec Blog

  3. Pingback: Einen Blick auf SharePoint 2016: Was ist neu? | Dimido

  4. Pingback: Teil 3: Gotcha, SharePoint! Zu viele Berechtigungen - busitec Blog

  5. Pingback: Happy Birthday - Unser Blog wird 5 Jahre alt - busitec Blog

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.