Ordner mit Meta-Daten im SharePoint

Ordner mit Meta-Daten im SharePoint

Ordner mit Meta-Daten im SharePoint

Wenn ich im SharePoint eine Dokument-Bibliothek erstelle, dann kann man da ja auch schön & brav Ordner anlegen um die Dokumente damit zu strukturieren. Besser ist jedoch die Verwendung von Meta-Daten für die Strukturierung.

Allerdings macht es manchmal auch Sinn Ordner zu verwenden. Z.B. wenn eine Menge von Dokumenten logisch zusammengehören und man die nicht unbedingt als ZIP ablegen will, da man dann ja die einzelnen Dokumente nicht mehr bearbeiten kann.

OK, also dann Ordner. Aber wie kann ich da Meta-Daten für eingeben? Man kann zwar Spalten für die Dokument-Bibliothek erstellen, aber diese Daten kann man dann nicht für Ordner einpflegen. Hier muss man ein wenig tricksen:

  1. Anstatt Spalten auf der Dokument-Bibliothek zu erstellen, müssen Website-Inhaltsspalten erstellt werden.
  2. Erstellen eines neue Inhaltstyps, der vom Typ “Dokument” abstammt. Dieser Typ wird für die Dokumente in der Bibliothek verwendet werden. Diesem Typ kann man nun die in 1. erstellten Inhaltsspalten zuordnen.
  3. Erstellen eines neuen Inhaltstyps, der vom Typ “Ordner” abstammt. Dieser Typ wird für die Ordner mit Meta-Daten verwendet werden. Diesem Typ kann man nun die in 1. erstellten Inhaltsspalten zuordnen.
  4. In der Dokument-Bibliothek die Verwendung von Inhaltstypen aktivieren und die Verwendung von Ordner deaktivieren(!).
  5. Als Inhaltstypen die in 2. und 3. erstellten Typen der Bibliothek hinzufügen und die Reihenfolge in der Form anpassen, so dass der Standardmäßig vorhandene Inhaltstyp “Dokument” nicht mehr an erster Stelle steht.
  6. Der Inhaltstype “Dokument” kann nun gelöscht werden (dazu dürfen keine Dokumente in der Bibliothek vorhanden sein, die diesen Inhaltstyp noch verwenden und der Inhaltstyp darf nicht der Standardinhaltstyp sein, was immer der erste Inhaltstyp in der Liste der Inhaltstypen ist).

So, nun kann man auch einen Ordner mit Meta-Daten anlegen – wenn man einmal weiß wie ist das ganze gar nicht mehr so schwer.

One thought on “Ordner mit Meta-Daten im SharePoint

  1. Pingback: Workflows auf Ordnern ausführen - busitec Blog

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