Office 365: Bilder verwalten mit SharePoint Online

Office 365: Bilder verwalten mit SharePoint Online

Office 365: Bilder verwalten mit SharePoint Online

Wie erstellt man mit SharePoint Online ein einfaches Bildarchiv?

Herausforderung

Im Unternehmen nutzen wir, z.B. für Marketingzwecke, eine ganze Reihe von Bildern, welche wir über unterschiedliche Kanäle bezogen haben. Diese lagen bisher auf dem FileServer, als letzte Überbleibsel, die noch nicht in die Cloud gewandert sind. Der erste Gedanke aus meiner Sicht war: „Das sind hochauflösende Bilder, die sehr groß sind – sowas ist doch nicht für die Cloud geeignet“. Die zentrale Herausforderung war: Der Server steht im Hauptsitz in Münster und der Zugriff von den anderen Standorten aus war immer sehr mühselig, da die Ladezeiten sehr lang waren. Weiterhin waren die Bilder sowieso ohne VPN-Verbindung nicht erreichbar. Abgelegt waren die Dateien wild in unterschiedlichen Ordnern, was zu langen Suchzeiten führte, wenn man denn mal was braucht.

Anforderungen

Natürlich gibt es für ein Bildarchiv unzählige Drittanbieter Software. Doch ich brauchte eine einfache Lösung mit folgenden Anforderungen:

  • leicht zu bedienen
  • keine zusätzlichen Lizenzkosten verursachen
  • jederzeit schnellen und flexiblen Zugang zu den Bildern, egal woher
  • Filterung der Bilder nach Kategorien
  • Vorschau-Ansicht der Bilder
  • ausreichend Speicherplatz
  • Zugriffe/Berechtigungen verwaltbar

Da wir sowieso bereits Office 365 nutzen, wieso nicht dort hin verlagern?

Lösung

Wir haben eine bestehende SharePoint-Seite (Marketingcenter) für alle Dokumente, Dateien und Vorlagen, die die Mitarbeiter für das tägliche Doing benötigen. Dort würde ein Bildarchiv ja Sinn machen :)

Schritt 1: Bildbibliothek erstellen

Über die Office 365 Einstellungen eine „App hinzufügen“

Bildbibliothek auswählen

Schritt 2: Bilder hochladen

Das Hochladen der Bilder funktioniert ganz einfach per drag&drop, über den „Hochladen“ Button oder auch bei synchronisierten Ordnern direkt über den Explorer.

Schritt 3: Bilder taggen / kategorisieren

Nun müssen die ganzen Bilder kategorisiert werden, damit sie nachher einfach gefiltert werden und in der SharePoint Suche mit auftauchen. Hierfür gibt es in SharePoint sogenannte Unternehmensstichworte.

Bild auswählen, rechts oben auf den Info-Button klicken und Tags / Kategorien vergeben.

Schritt 4: Testen

Nachdem nun alle Bilder drin sind und getagged / kategorisiert wurden, wird getestet. Wird der Ordner aufgerufen, hat man rechts oben die Möglichkeit Filter zu aktivieren. Hier lassen sich die vergebenen Kategorien filtern. Weiterhin habe ich die Möglichkeit mehreren Bildern per Massenbearbeitung gleiche Kategorien zu vergeben. Das hat doch schon mal gut geklappt! 

 

Weiterhin werden die Bilder gefunden, wenn jemand in der SharePoint Suche z.B. „Archivierung“ eingibt.

Fazit

Die Lösung ist in dem Fall relativ trivial und auch schnell und einfach umgesetzt. Die Suche und Filterung funktioniert super. Die Bilder sind nun von allen berechtigten Personen von überall aus erreichbar. Ladezeiten sind deutlich besser. In der Bibliothek werden alle Dateien mit Vorschaubild angezeigt, was die Auswahl auch erleichtert. Es ist auch noch ausreichend Platz vorhanden, Grenzwerte von SharePoint Online liegen hier bei max. 3 Mio. Dateien oder max. 15 GB pro Datei und standardmäßig 1 TB Speicherplatz, welcher leicht erweitert werden kann.

Dies ist jedoch eine Lösung mit einer überschaubaren Menge an Bildern, die auch schnell kategorisiert war. Angenommen man hat tausende Bilder, die es zu kategorisieren gilt, lohnen sich hier intelligente Helfer, wie zum Beispiel die API aus dem Bereich Cognitive Services von Azure zum Maschinellen Sehen. Diese werden wir in einem Folgebeitrag mal testen und vorstellen.

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