Nintex Workflow Cloud – Erstellen eines ersten Workflows

Nintex Workflow Cloud – Erstellen eines ersten Workflows

Nintex Workflow Cloud – Erstellen eines ersten Workflows

In einem vorherigen Post hatte ich ja schon mal ein kleines Beispiel für einen mit der Nintex Workflow Cloud erstellten Workflow genannt, der eigentlich überhaupt keine Berührung mit SharePoint hat: das erfassen von Leads über ein Kontaktformular.

In diesem Post will ich einmal einen solchen Workflow mit Hilfe der Nintex Workflow Cloud erstellen.

Disclaimer: Die in diesem Beitrag dargestellten Screenshots stammen aus der Beta-Phase. Die Anzeige in der endgültigen Anwendung kann abweichen.

Die Anforderungen

Zunächst also noch einmal die Anforderungen: Ich will auf meiner Website ein Formular haben, über das Interessenten mit mir Kontakt aufnehmen können. Die Kontaktdaten sollen im CRM als Lead erfasst werden und anschließend soll eine Aufgabe erstellt werden mit diesem Interessenten in Kontakt zu treten.

Die Umsetzung

Um später mit meinem CRM kommunizieren zu können, muss ich zunächst also eine entsprechende Connection erstellen. In meinem Fall will ich mit Microsoft Dynamics CRM arbeiten, ich könnte aber genauso gut auch mit SalesForce arbeiten.

NWC Sample1 - CRM Connection

Nintex Workflow Cloud – CRM Connection

Nun kann ich mich schon an die Umsetzung des Workflows machen. Also einen neuen Workflow erstellen. Als Start-Event wählen wir den Nintex-Connector und Public Form.

NWC Sample1 - Start Ereigniss

Nintex Workflow Cloud – Start Ereignis

Hier kann ich gleich alle Felder angeben, die auf dem Formular angezeigt werden sollen. Die stehen mir dann später im Workflow in Form von Variablen zur Verfügung.

Nun füge ich in dem Workflow eine Aktion ein um einen neuen Lead im CRM zu erstellen. Bei den Eigenschaften der Aktion verwende ich die aus dem Formular erfassten Daten. Am Ende speichere ich die ID des neuen Leads in einer Variable – die brauche ich später noch um in der Benachrichtigung direkt einen Link auf den neuen Lead einfügen zu können.

NWC Sample1 - Lead-Aktion

Nintex Workflow Cloud – Lead-Aktion

Damit ich den Link später einfach in die Benachrichtigung einfügen kann, erstelle ich eine Variable, die den kompletten Link beinhaltet. Hier verwende ich also die zuvor gemerkte Lead-ID.

NWC Sample1 - Link erstellen

Nintex Workflow Cloud – Link erstellen

Genauso wie den Lead kann ich auch eine Task anlegen. In die Beschreibung der Task schreibe ich zudem noch den Link auf den Lead hinein (aktuell kann ich leider noch keine Bezüge setzen, sonst würde ich den Bezug der Task auf den Lead setzen, dann würde man darüber im CRM ja direkt auf den neuen Lead kommen) und schreibe ein paar Arbeitsanweisungen mit rein.

Nun kann ich noch eine Mail erstellen mit dem Hinweis, dass es einen neuen Lead gibt (mit direktem Link) und einen Hinweis auf die Follow-Up-Task (ebenfalls direkt mit Link).

Integration

Nun bin ich eigentlich auch schon fertig. Wenn ich den Workflow veröffentliche bekomme ich eine URL für mein Formular – das kann ich dann auf meine Website einbinden. Zum Testen kann ich das Formular natürlich auch direkt aufrufen.

NWC Sample1 - Öffentliches Formular

Nintex Workflow Cloud – Öffentliches Formular

Während der Workflow ausgeführt wird, kann ich den aktuellen Status des Workflows im Dashboard beobachten.

NWC Sample1 - Laufende Workflow-Instanz

Nintex Workflow Cloud – Laufende Workflow-Instanz

Nachdem der Workflow durchgelaufen ist habe ich eine neue Email mit meinen direkten Links auf mein CRM.

NWC Sample1 - Mail

Nintex Workflow Cloud – Mail

NWC Sample1 - Neuer CRM Lead

Nintex Workflow Cloud – Neuer CRM Lead

Die ganze Umsetzung hat nur wenige Minuten gedauert, und nun habe ich meine Kontaktanfragen sofort direkt im CRM als Lead anstatt dass ich Anfragen per Mail bekomme, die ich dann immer per Copy&Paste ins CRM übertragen muss.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.