Digitale Transformation mit der ELO ECM Suite 10

Digitale Transformation mit der ELO ECM Suite 10

Digitale Transformation mit der ELO ECM Suite 10

Digitale Transformation ist keine Neuheit mehr. Mittlerweile sind sich die Unternehmen darüber im Klaren, dass dies nicht nur ein Trend ist. Das „Ob“ steht somit nicht mehr zur Diskussion, sondern nur noch das „Wie“.
Was ist für die erfolgreiche Transformation meines Unternehmens/meiner Abteilung wichtig?
ELO bietet an dieser Stelle mit der neuen Version der ELO ECM Suite 10 einige neue Features, um Verbesserung und Digitalisierung von Prozessen zu ermöglichen.

User Interface – Relevantes im Blick

ELO ECM Suite 10 Kachelnavigation

 

  • Aufgeräumte und intuitiv zu bedienende Oberfläche für einen unkomplizierten Einstieg.
  • Angelehnt an die Oberflächen von Microsoft Office 2016 und Windows 10.
  • Zahlreiche Optionen für das individuelle Gestalten.
  • Einfache und selbsterklärende Kachelnavigation.

ELO geht an dieser Stelle den erwarteten Weg und gestaltet seine Oberfläche sehr nah am aktuellen Microsoft Windows und Office ‚look and feel‘. Der individuell anpassbare Schnellstart-Bereich auf der linken Seite erinnert stark an das Windows Startmenü. Das wirkt auf den ersten Blick etwas ungewohnt, bietet jedoch die Möglichkeit sich schnell einen Überblick zu verschaffen und auf die für das eigene Tagesgeschäft relevanten Werkzeuge zu beschränken. Durch die Integration in die Microsoft Office-Anwendungen, lassen sich bspw. Word-Dokumente direkt aus Word archivieren und bearbeiten. Eine sehr hilfreiche Funktion für Benutzer, die ELO eher selten verwenden, ist das neue Suchfeld in der Multifunktionsleiste. In der Suche werden dem User, je nach ausgewähltem Eintrag, lediglich zulässige Funktionen angezeigt. Zusätzlich lassen sich in der neuen Navigationsleiste häufig genutzte Akten ablegen um mit einem Klick Zugriff auf relevante Bereiche zu ermöglichen. Interessant ist das Update für Kunden hinsichtlich der individuell gestaltbaren Kacheloberfläche, vor allem wenn viel mit dem ELO Client gearbeitet wird. Somit können neue Anwender einen einfachen Einstieg bekommen.

Eine ganz wichtige Neuerung für Kunden mit sehr großen Dokumentenmengen im Volltext ist die Umstellung auf die elastic search sowie die standardmäßige Installation der Volltext-Anwendungen auf einem zweiten, getrennten Anwendungsserver (Apache Tomcat). Die Stabilität des Systems sowie die Performance der Volltextfunktionen, bei diesen Kunden bisher ein Ärgernis, werden dadurch deutlich erhöht.

Workflows – Geschäftsprozesse beschleunigen

ELO ECM Suite 10 Workflow

  • Workflows bedarfsgerecht erstellen und Abläufe steuern.
  • Freigaben und Kenntnisnahmen initiieren und weiterleiten.
  • Berechtigungen setzen und zugewiesene Personen einbinden.
  • Aktuellen Stand der Bearbeitung jederzeit einsehen.
  • Hintergrund- und Sekundäraktivitäten hinzufügen.
  • Flexible Anpassung bei unerwarteten Ereignissen.

Im Bereich der Workflowgestaltung kommen in der Version 10 eine ganze Reihe neuer Funktionen zur ELO Suite hinzu. So gibt es nun die Möglichkeit Sub-Workflows zu gestalten und diese in den Hauptworkflow zu integrieren. Dadurch kann ein Workflow durch einen Laufenden gestartet werden, sowie das Fortführen eines Workflows in Abhängigkeit vom Erfolg/Misserfolg eines Sub-Workflows gesetzt werden.

Weitere Funktionen sind beispielsweise das Erstellen von Workflow-Formularen anhand vorhandener Verschlagwortungsmasken, Einbetten von CSS-Styles, Links, sowie Autofill-Funktionen in Formularen.

Mobile Lösungen – Von unterwegs mit ELO arbeiten

ELO ECM Suite 10 Mobile

  • Geschäftsprozesse mobil verwalten und von unterwegs daran teilnehmen.
  • Workflows starten und Prozesse ohne Zeitverzögerung anstoßen.
  • Dokumente mit dem mobilen Endgerät erfassen, erstellen und ablegen.
  • Auf Unternehmenswissen von überall aus und offline zugreifen.
  • Dokumenten- oder vorgangsbasierte Kommunikation verzögerungsfrei fortführen.
  • Funktionen mit anderen Apps verknüpfen.

Neben der App „ELO for Mobile Devices“ liefert ELO auch in der Version 10 wieder neue Funktionen für den Web-Client. Aufgaben lassen sich nun auch hier zurückstellen, Zurückstellungen aufheben und zurückgestellte Aufgaben können sich selbstverständlich auch in einer Übersicht anzeigen lassen. Ein weiterer hilfreicher Punkt ist die Mehrfachauswahl in Stichwortlisten, welche mit gedrückter STRG-Taste genutzt werden kann.

Die App wird sowohl im App Store von Apple als auch im Google Play Store zum kostenlosen Download angeboten.

Collaboration – Wissen teilen und vernetzt arbeiten

 

ELO ECM Suite 10 Collaboration

  • Dokumente gemeinsam bearbeiten und Wissen teilen.
  • Informationen einfach und nachvollziehbar austauschen.
  • Kommentare direkt zu einem Dokument erstellen oder darauf antworten.
  • Kollegen in einem Kommentar erwähnen und auf Einträge hinweisen.
  • Relevante Themen abonnieren, teilen und nach Bedarf filtern.
  • Berechtigungen vergeben und Dokumente während dem Bearbeiten sperren.
  • Änderungen transparent überblicken.

Im Bereich der Collaboration wurde beim Versionswechsel vergleichsweise wenig verändert. Die Erweiterungen verbessern den Feed jedoch im praktischen Sinne. Man kann auf andere Dokumente verlinken und es können Hashtags hinterlegt werden, wodurch eine deutlich bessere Verfolgbarkeit bestimmter Feeds gegeben ist. Über den Hashtag lässt sich eine Übersicht mit allen Einträgen, die mit dem Hashtag markiert sind, anzeigen.

Persönliches Fazit

Aus meiner Sicht lohnt sich ein Update auf die aktuelle Version vor allem für diejenigen, die auf noch mehr Flexibilität im Abbilden der Unternehmensprozesse setzen möchten. Hier ist die Möglichkeit mit Sub-Workflows arbeiten zu können und die Erweiterungen im Formulardesigner ein echter Mehrwert. Auch die Entwicklungen im Web-Client machen die Software agiler im Unternehmen einsetzbar und liefern damit bereits einen Großteil der benötigten Werkzeuge, welche für die täglichen Aufgaben benötigt werden.

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