Workflow-Rennen: Runde 3 – 6 Workflow-Tools, die Sie kennen sollten

Workflow-Rennen: Runde 3 – 6 Workflow-Tools, die Sie kennen sollten

Workflow-Rennen: Runde 3 – 6 Workflow-Tools, die Sie kennen sollten

In den vorherigen Teilen haben wir uns damit beschäftigt, was ein Workflow ist und wozu man Workflows verwenden kann. Nun kommen wir dazu, wie man denn technisch solche Workflows erstellen kann.

Dabei wird schnell klar: es gibt viele Wege, die nach Rom / zu einem Workflow führen!

Workflow-Tools

Generell geht es bei der Implementierung darum, einen (betriebswirtschaftlichen) Ablauf in Form eines Prozesses in einen (technischen) Workflow zu übersetzen. Dazu gibt es diverse Werkzeuge, die einen dabei unterstützen können.

Zunächst einmal stellt sich die die Frage: wo laufen meine Workflows? Und als nächstes: wie wird aus meinem Prozess ein Workflow? Bei dem “Wo“ wollen wir zunächst einmal SharePoint als Plattform betrachten.

SharePoint bringt von Haus aus bereits eine Plattform für das Ausführen von Workflows mit. Diese ist ein Bestandteil des .Net Frameworks, welches die technologische Basis von SharePoint bildet. Darauf aufbauend bietet SharePoint bereits eine ganze Reihe von (technischen) Diensten, die für die Verwaltung von Workflows wichtig sind: Aufgabenverwaltung, Verwaltung von laufenden Workflows, ein Protokoll für Workflows, …

 

Um nun in SharePoint einen Workflow zu erstellen, gibt es mehrere Möglichkeiten:

  • SharePoint Designer
  • Nintex Workflow/ Forms
  • Visual Studio
  • K2

 

SharePoint Designer

Der SharePoint Designer ist kostenlos erhältlich (für SharePoint 2010 und SharePoint 2013 bzw. SharePoint 2016) und stellt die einfachste Möglichkeit dar, um einen Workflow zu erstellen. Es handelt sich dabei um eine Anwendung, die sich mit SharePoint verbindet, um unter anderem Workflows zu erstellen. Im SharePoint Designer wird der Prozess “textuell” in Form von Sätzen beschrieben. So kann ein einfacher Workflow etwa so aussehen:

Wenn das aktuelle Element einen Bestellwert > 1000 hat

dann sende eine Benachrichtigung an den Ersteller

und erstelle eine Aufgabe für den Einkauf

Workflow-Tools: SharePoint Designer

 

Nach diesem Muster wird der komplette Prozess beschrieben. Dabei gibt es dann noch Möglichkeiten diese “Sätze” ein wenig zu strukturieren, damit man einzelne Aspekte dieses Prozesses besser im Workflow erkennen kann.

Nachdem der Workflow komplett beschrieben wurde, kann dieser dann aus dem SharePoint Designer veröffentlicht werden.

Auch wenn der SharePoint Designer den Begriff “Designer” im Namen trägt, so dient er inzwischen kaum noch dazu um tatsächliche “Design”-Arbeiten durchzuführen. Um Anpassungen z.B. an dem Erfassungs- und Bearbeitungsformular einer SharePoint-Liste zu machen benötigt man entweder InfoPath (was dann auch eine entsprechende Lizenz auf dem Client und Server voraussetzt) oder man muss das Formular selbst z.B. durch JavaScript anpassen.

 

Nintex Workflow

Im Gegensatz zum SharePoint Designer handelt es sich bei Nintex Workflow um eine kostenpflichtige Erweiterung für SharePoint. Nach der Installation stehen neue Menu-Punkte im Ribbon von SharePoint zur Verfügung um den Workflow-Designer von Nintex zu starten. In diesem Designer lassen sich Workflows visuell durch sogenannte Aktionen erstellen. Die komplette Bearbeitung finde in diesem Fall direkt im Browser statt, eine separate Anwendung ist dazu nicht notwendig. Unser kleines Beispiel würde dann also so visuell dargestellt werden:

Workflow-Tools: Nintex Workflow

Auch in diesem Fall muss der Workflow veröffentlicht werden, damit er anschließend verwendet werden kann. Darüber hinaus bietet Nintex noch eine Menge von “Komfort-Funktionen”, die die Arbeit mit Workflows erheblich vereinfachen. So lassen sich Workflows z.B. Exportieren und Importieren um diese einfach zu kopieren (entweder in eine andere Liste/Website oder von einem Testsystem zu einem Produktivsystem). Zum Anderen können häufig verwendete Abläufe, z.B. eine Abfolge von Aktionen die immer wieder notwendig ist, ausgelagert werden. So können diese Abläufe z.B. von mehreren Workflows verwendet werden ohne, dass man den Ablauf jedes mal wieder neu im Workflow abbilden muss.

 

Nintex Forms

Neben dem Workflow-Designer verfügt Nintex auch über ein umfangreiches Formularmanagement. Mit Nintex Forms können sowohl Listenformulare individuell angepasst werden als auch die menschlichen Interaktionen innerhalb eines Workflows. Somit können z.B. Aufgaben individuell angepasst werden, so dass einem Verantwortlichen alle für die Bearbeitung einer Aufgabe notwendigen Informationen direkt zur Verfügung stehen. Wie auch schon bei dem Workflow Designer ist auch für den Formular Designer keine Zusatzsoftware auf dem Arbeitsplatz notwendig; die komplette Formulargestaltung lässt sich direkt aus dem Browser heraus durchführen.

So könnte ein einfaches Formular etwa so aussehen:

Workflow-Tools: Nintex Forms

Visual Studio

Wenn die individuellen Gestaltungsmöglichkeiten des SharePoint Designers oder von Nintex nicht ausreichen, können Workflows auch mit Hilfe von Visual Studio umgesetzt werden. Hierzu werden allerdings Kenntnisse in der Software-Entwicklung und insbesondere Kenntnisse über die Funktionsweise der Windows Workflow Foundation und von SharePoint benötigt. Dafür bietet eine solche Entwicklung die meisten Freiheitsgrade um individuelle Workflows zu entwickeln.

Workflow-Tools: Visual Studio

K2

Natürlich ist die von SharePoint bereitgestellte Workflow-Plattform nicht ohne Alternativen. K2 verwendet eine eigene Plattform um Workflows auszuführen. Diese werden unabhängig von SharePoint ausgeführt, was einen Betrieb von K2 auch ohne SharePoint ermöglicht.

Zur Modellierung von Prozessen stellt K2 verschiedene Werkzeuge zur Verfügung, die sich entweder aus einem Browser heraus aufrufen lassen, oder sich in Visual Studio integrieren. Je nachdem was für Anpassungen innerhalb eines Workflows vorgenommen werden müssen, bietet sich der eine oder der andere Weg an um Workflows mit K2 zu entwerfen.

ELO

Wie eingangs bereits angesprochen, ist SharePoint nur eine von vielen Plattformen die mir bei der Umsetzung von Workflows helfen können. Wenn ich das Dokumentenmanagementsystem ELO verwende, dann können auch auf dieser Plattform eigene Workflows umgesetzt werden.

 

Fazit

Nun haben wir einige Wege nach Rom kennengelernt. Jedes Unternehmen muss natürlich für sich entscheiden, welches das optimale Tool für die bestehenden und zukünftigen Anforderungen ist. Gerne unterstützen wir Sie mit Hilfe einer individuellen Evaluierung dabei, eine optimale Lösung für Sie zu finden.

Zur Beitragsserie

Im Rahmen einer Blog-Beitragsserie und einem abschließenden Webinar dreht sich alles um das Thema Workflows:

Das Webinar mit der Live-Demo eines Workflows wird an drei Terminen stattfinden:

  1. 30.03. von 10.00 – 11.00 Uhr
  2. 31.03. von 14.30 – 15.30 Uhr
  3. 05.04. von 15.00 – 16.00 Uhr

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