10 Leitsätze, die man sich zum Thema „E-Mail-Archivierung“ merken sollte

10 Leitsätze, die man sich zum Thema „E-Mail-Archivierung“ merken sollte

10 Leitsätze, die man sich zum Thema „E-Mail-Archivierung“ merken sollte

Das Thema der revisionssicheren E-Mail-Archivierung wird in deutschen Unternehmen unterschiedlich angegangen – viele haben sich noch gar nicht damit beschäftigt. Die vom Bundesfinanzministerium verfassten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ stellen die Richtlinien dar und gelten für alle Unternehmen.

„Zahlreiche betriebliche Prozesse wie Bestellungen oder der Versand von Rechnungen werden heute per E-Mail abgewickelt“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom. Nun müssen nicht gleich alle E-Mails für zehn Jahre archiviert werden. Kommt beispielsweise eine elektronische Rechnung per E-Mail an, muss oft nur das PDF im Anhang nicht aber die E-Mail an sich archiviert werden. In diesem Falle gilt die E-Mail nur als Transportmittel. Diesen und neun weitere praktische Leitsätze formulierte die Bitkom im Leitfaden „E-Mails und GoBD“.

 

Digitalisierung - Befreien Sie sich von lästigen papierbasierten Prozessen

Diese Leitsätze erleichtern Ihnen die Buchführung nach rechtlichen Vorgaben

 

Folgende 10 Leitsätze sollten Sie bei Ihrer E-Mail-Archivierung berücksichtigen:

E-Mails sind aufbewahrungspflichtig

Das bedeutet: Steuerrelevante Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen nach den geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen archiviert werden. Sie können in Form von E-Mail-Text, – Anhang oder -Attribut auftreten.

E-Mails sind elektronisch aufzubewahren

Das bedeutet: E-Mails sind im Ursprungszustand aufzubewahren – also elektronisch. Ein alleiniger Papierausdruck, der abgeheftet wird, erfüllt die gesetzlichen Richtlinien nicht.

Datenanhänge sind im Original aufzubewahren

Das bedeutet: Auch Dateianhänge sind im Ursprungszustand aufzubewahren – werden diese in ein anderes Format konvertiert, dürfen sie bzgl. ihrer Recherchemöglichkeit nicht eingeschränkt werden. Verschlüsselte E-Mails müssen auch unverschlüsselt aufbewahrt werden.

E-Mail lediglich als Transportmittel

Das bedeutet: Soweit E-Mails, die bspw. Rechnungen als Anhang enthalten, keine weiteren steuerrelevanten Informationen enthalten müssen diese nicht gesondert aufbewahrt werden. Darunter fällt beispielsweise folgender Text „Sehr geehrte Damen und Herren, anbei finden Sie die Rechnung XY. Mit freundlichen Grüßen…“. Das gilt nicht für E-Mails, die im Text bspw. Zahlungskonditionen enthalten.

E-Mails sind zu indexieren

Das bedeutet: Der Kontext einer E-Mail muss bei der Aufbewahrung klar sein. Dies soll durch zusätzliche manuelle oder automatische Ordnung erreicht werden. Bspw. soll eine Auftragsbestätigung zu Kunde XY und Bestellung YZ zugeordnet werden.

E-Mails sind unverändert zu archivieren

Das bedeutet: Grundsätzlich reicht es nicht aus, E-Mails im Mailsystem ohne zusätzliche Maßnahmen aufzubewahren. Um die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Änderungen sicher zu stellen, können je nach Unternehmensgröße und Komplexität Dokumentenmanagementsysteme eingeführt werden.

Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben

Das bedeutet: Grundsätzlich sind E-Mails volltextrecherchierbar. Dies müssen sie auch in der Ablage bleiben. Anhänge, wie bspw. Rechnungen oder Bestellungen müssen je nach Format maschinell auffindbar sein. Somit wäre eine Ablage als Bilddatei (z.B. JPEG) einer Rechnung (erhalten als PDF) zur Aufbewahrung nicht zulässig.

Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren

Das bedeutet: Über die Erfassung, Ordnung und Sicherung muss eine verständliche Verfahrensdokumentation geführt werden, die auch den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegt. Dies gilt nicht nur für die E-Mail-Archivierung, sondern auch für alle weiteren geschäftlichen Dokumente. Vorherige Änderungen müssen mittels Versionierung nachvollziehbar sein.

E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff

Das bedeutet: Im Rahmen einer Betriebsprüfung muss es dem Prüfer möglich sein, steuerrelevante E-Mails aufzufinden bzw. maschinell auszuwerten. Das gilt jedoch nicht bei nicht steuerrelevanten E-Mails, daher sollten diese separat gespeichert werden. Private E-Mails, falls vom Unternehmen erlaubt, dürfen nicht automatisch in Archivsystemen abgelegt werden.

Rechnungen als E-Mail sind zulässig

Das bedeutet: Eine Rechnung ist auch als Rechnung anzusehen, wenn diese bspw. nicht im PDF-Format sondern im Text alle relevanten Informationen einer Rechnung enthält. Diese E-Mail ist zum Vorsteuerabzug berechtigt und dann auch als Rechnung in der Ablage zu indexieren. Entschieden wurde das über ein Steuervereinfachungsgesetz.

 

Fazit

Wer diesen Leitfaden bei der E-Mail-Archivierung berücksichtigt, kann entspannter auf die nächste Betriebsprüfung blicken. Einfacher wird es oft mit der Einführung eines DMS-Systems. Im Bereich des Dokumentenmanagements gibt es reichlich Hersteller, die sowohl Branchenlösungen als auch Lösungen für verschiedene Unternehmensgrößen anbieten.

 

Zum Leitfaden

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Time limit is exhausted. Please reload the CAPTCHA.